RL-31 : guide complet pour propriétaires

Le relevé RL-31 est un formulaire fiscal obligatoire que tout propriétaire québécois doit remettre à ses locataires avant le 1er mars de chaque année. Il indique le loyer payé l'année précédente et permet au locataire de réclamer le crédit d'impôt pour solidarité. Ce guide vous explique qui doit émettre un RL-31, comment le remplir et comment le transmettre à Revenu Québec.

Qui doit émettre un RL-31 ?

Vous devez émettre un RL-31 si vous êtes propriétaire ou sous-locateur d'un logement situé au Québec, et que votre locataire l'occupe au 31 décembre de l'année visée. Cette obligation s'applique peu importe le montant du loyer, le type de bail ou la durée d'occupation.

• Chaque logement occupé au 31 décembre doit avoir son propre RL-31
• Les logements vacants au 31 décembre ne requièrent pas de RL-31
• Si le logement a eu plusieurs locataires dans l'année, émettez un RL-31 pour celui en place au 31 décembre
• Les chambres dans une résidence privée sont exemptées si moins de 20% du logement est loué

Les informations requises

Pour remplir le RL-31, vous aurez besoin des informations suivantes :

• Votre nom et adresse (ou celui de la société si vous détenez via une personne morale)
• Le NAS ou NE du propriétaire (numéro d'assurance sociale ou d'entreprise)
• L'adresse complète du logement loué, y compris le numéro d'appartement
• Le nom du locataire tel qu'il apparaît sur le bail
• Le loyer total payé du 1er janvier au 31 décembre de l'année visée
• La proportion du logement utilisée à des fins personnelles vs commerciales (le cas échéant)

Comment calculer le loyer inscrit

Le montant inscrit à la case A du RL-31 correspond au loyer total versé pendant l'année de référence, incluant tous les services compris dans le loyer (chauffage, eau chaude, stationnement, etc.). Si votre locataire a emménagé ou quitté en cours d'année, vous n'inscrivez que les mois où il était locataire au 31 décembre.

Exemple : loyer mensuel de 1 050$ × 12 mois = 12 600$ à inscrire à la case A. Si le locataire est arrivé le 1er septembre, inscrivez 1 050$ × 4 mois = 4 200$.

Les délais à respecter

1. 1.Avant le 28 février : remettre la copie 2 du RL-31 à votre locataire (ou la transmettre par courriel avec son accord)
2. 2.Avant le 28 février : transmettre la copie 1 à Revenu Québec via le portail Mon dossier pour les entreprises ou en format papier
3. 3.Si vous avez plus de 5 relevés à produire : la transmission électronique est obligatoire

Comment transmettre le RL-31 à Revenu Québec

Revenu Québec offre trois méthodes de transmission :

• Via le portail Mon dossier pour les entreprises (en ligne) — recommandé
• Via un logiciel de comptabilité agréé qui produit le relevé en format XML
• Par envoi postal (seulement si vous avez 5 relevés ou moins)

Pour la transmission en ligne, vous devez avoir un compte Mon dossier pour les entreprises. Si vous êtes propriétaire individuel, vous pouvez utiliser Mon dossier pour les citoyens pour accéder au service de production des relevés.

Les pénalités pour non-production

Ne pas produire le RL-31 à temps expose à des pénalités. Revenu Québec peut imposer une pénalité de 25$ par relevé non produit, avec un minimum de 100$ et un maximum de 5 000$ par type de relevé par année. Une pénalité supplémentaire de 100$ à 5 000$ peut être imposée si les omissions répétées démontrent une négligence.

Corriger un RL-31 déjà produit

Si vous avez fait une erreur (mauvais montant de loyer, mauvais locataire), vous pouvez produire un RL-31 modifié via le même portail. Indiquez clairement qu'il s'agit d'un relevé modifié et fournissez le numéro de référence du relevé original. Remettez une copie modifiée à votre locataire.